外贸业务工具: FOXMAIL 邮件客户端利用签名写开发信及快速回复

作者:Alex 分类: 跨境电商 发布于:2015-3-31 15:30 ė883次浏览 60条评论

以下内容为料神的长篇文章“料神SAM的外贸战斗圣经“关于FOXMAIL 邮件客户端使用签名快速写信及回复和标签的新玩法,经过测试并更新了一些内容,很有效!


对于邮件客户端,每个业务员都有自己的选择,有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手,有些人用OFFICEOUTLOOK顺手,有些人用FOXMAIL顺手,还有少数一部分人用网页收发邮件。我个人的建议是,推荐大家用Foxmail
(注意我用的是7.0版本的绿色免安装版,免安装版的好处我就不说了,可以携带方便,不同电脑上拷贝过来就可以用。)

Foxmail
相比较其他两个客户端的好处是:你可以创建很多签名把很多不同版本的开发信做成签名,然后针对不同的客户,发开发信的时候选择:插入不同的签名(首先客户端上右上角菜单栏选择工具- 签名管理-添加不同签名,然后在写信或者回复的时候,右键选择:插入签名,选择合适的签名,修改一下即可),非常方便。比方说我,我会建立好几个开发信版本,专门针对某一行业产品的,然后还能细化具体哪些产品,专门针对XX产品的,专门针对YY产品的等等。 

另外,用Outlook Express 搜索一个客户的邮件需要在搜索栏那里输入客户邮箱或者名字才能搜索,而Foxmail 7 版本的这个直接在邮件上右击鼠标,菜单里有个查看往来的邮件,就会立即列出这个客户的所有邮件,还是很方便的。  

另外,如果你平时工作时经常反思和总结,或许会和我有过一样的想法,是不是可以把很多回复客户的邮件作成签名,然后每次回复的时候,插入签名,稍作修改,然后发送。这种方法是非常便捷并且节省时间的。 

FOXMAIL
里面可以设置很多个邮件签名。我说的意思是可以根据不同的回复邮件的场景,把不同的邮件内容写进去,作为邮件的签名。 
好比:需要回复不能及时交货的时候,插入邮件签名不能及时交货 -  原材料原因(签名里面是具体的先设定好的邮件内容。) 

也许你也想过。可是同样80/20法则,付出过行动的人只有20%但却因此节省了80%的时间。这里我只是抛砖引玉,大家悟性很高,应该会明白怎么做的。 
PS:我们公司前年加入了一个地区的外贸商会的交流会,大家都是做不同行业的产品,因此分享起来都毫无保留,不会对各自利益造成多少影响。我也介绍了这个办法,并且演示了一下。在场的很多业务员都表示这个办法很不错!) 

下面我简单展示一下一小部分内容,算是抛砖引玉。有心人可以自己动手去做: 

出差不方便及时查看邮件 
Dear Mr/Ms, 
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012. 
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time. 
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx. 
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX. 
If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX. 
Thank you and have a nice day! 
出差但会每天回宾馆查看 
放假不方便及时查看邮件 
收到询价,由于XX原因,不能立即报价 
出差,但方便及时查看邮件 
放假,不方便及时查看邮件 
收到询价,由于XX原因,不能立即报价 
收到询价,会尽快报价 
收到询价,产品种类少,邮件里报价 
收到询价,产品种类多,附件中报价表 
发送CATALOG 
对某些询价的内容不清楚,询问客户 
客户还价太多的话术1
客户还价太多的话术2
客户还价太多的话术3
同意新客户的还价
同意老客户的还价
婉拒客户目标价具体原因 
婉拒客户目标价简单解释 
Thanks for your email. 
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit. 
Please note that the material cost rising about 5% per ton  
The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months 
We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term. 
Hope to get your understanding and support. 
同意客户目标价 - 新客户 
婉拒客户目标价老客户 
客户已确认价格,需要寄送样品 
找客户要快递账号 
解释为什么找客户要快递账号 
客户发来订单感谢客户 
和客户确认包装 
订单预付款收到,会立即安排生产 
订单预付款仍未收到,要求客户发付款水单 
订单预付款到款,无法入账,请求客户银行修改收款人信息 
交货期延误 ( 原因1. 工厂太忙 ) 
交货期延误 ( 原因2. 工厂/原材料厂停电) 
交货期延误 ( 原因3. 原料太紧俏,不好订 ) 
货好通知客户,告知指定货代,安排订舱 
订单尾款催客户付尾款船快到港 
订单尾款催客户付尾款汇率原因 
订单尾款收到,表达谢意 
向老客户推销新产品 

上面展示的小部分的目录我想已经够了,希望大家明白我在说什么(打字打多了也会累!) 

另外,充分利用邮件的标签设置功能,这个用得好也会提高工作效率。你可以先创建好多种标签,比如:新客户询价,速回然后报完价格后,标上另一个标签已报价,注意跟进。具体怎么操作我就不逐一罗列了,各位自行操作,本人欣赏动手帝~ 

(一般回复客户的邮件控制在一小时内。) 

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